یکی از نیازهای بسیار مهم امروزه سازمان‌ها برای مدیریت مؤثر ارتباطات داخلی و خارجی خود، سیستم‌های مکاتبات اداری کارآمد است. این سیستم‌ها با حذف فرآیندهای کاغذی و مکانیزه کردن تبادل اطلاعات، به بهبود سرعت، دقت و بهره‌وری در سازمان‌ها کمک می‌کنند. در این مقاله، به بررسی عملکرد سیستم مکاتبات اداری و راهنمای استفاده از آن خواهیم پرداخت.
امکانات نرم‌افزار مکاتبات اداری
نرم‌افزار مکاتبات اداری با مجموعه‌ای از امکانات گسترده و کاربردی، فرآیندهای نامه‌نگاری سازمانی را بهینه میکند. این نرم‌افزار، از مرحله ثبت و شماره‌گذاری تا ارسال و پیگیری نامه‌ها را به‌صورت کاملا دیجیتالی و بدون نیاز به نرم‌افزارهای جانبی مانند مایکروسافت آفیس مدیریت میکند؛ و همینطور به عنوان یک نرم افزار مدیریت کارها، تسک‌های سازمانی را به بهینه ترین شکل ممکن سازماندهی میکند. در ادامه، برخی از امکانات کلیدی این نرم‌افزار معرفی شده‌اند.
مدیریت دبیرخانه و اندیکاتور
- امکان ایجاد و ویرایش بی‌نهایت دبیرخانه در سازمان
- مدیریت دفاتر اندیکاتور و شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها
- تعریف قالب‌های چاپی سفارشی برای نامه‌های اداری
- ثبت و مشاهده فهرست نامه‌های ثبت‌شده در اندیکاتورها
ایجاد و مدیریت نامه‌ها
- امکان ایجاد، ویرایش و ثبت نامه‌های داخلی، وارده و صادره
- کنترل سیستمی اطلاعات ضروری مانند شماره و تاریخ دریافت در نامه‌های وارده و امضای الزامی در نامه‌های صادره
- قابلیت پیوست اسناد و یادداشت‌های تکمیلی به هر نامه
- امکان لغو نامه‌های شماره‌نشده و ابطال نامه‌های شماره‌دار در صورت نیاز
امضا و چاپ نامه‌ها
- قابلیت امضای دیجیتال نامه‌ها توسط کاربران مجاز
- ایجاد و چاپ نسخه PDF نامه‌ها بر اساس قالب‌های از پیش‌تعریف‌شده
مدیریت ارجاعات و پیگیری نامه‌ها
- امکان ارجاع نامه به سایر کاربران سازمان با تعیین دستورالعمل و دسته‌بندی موضوعی
- اطلاع‌رسانی در مورد باز شدن نامه توسط گیرنده ارجاع
- قابلیت بازگردانی ارجاعات بازنشده به فرستنده اولیه
- تعیین سطح دسترسی در ارجاع و امکان مختومه‌سازی نامه‌ها پس از رسیدگی
کارتابل چندسمتی و دسته‌بندی نامه‌ها
- اختصاص یک کارتابل مجزا به هر سِمَت کاربر در سازمان
- مشاهده دسته‌بندی‌شده‌ی نامه‌های جاری، بسته‌شده و ارجاع‌شده
- امکان جستجوی پیشرفته برای یافتن نامه‌های موردنظر بر اساس فیلدهای مختلف
ارسال و دریافت نامه‌ها
- ارسال نامه‌ها از طریق پروتکل استاندارد ECE برای مکاتبات الکترونیکی بین سازمان‌ها
- ثبت رسید تحویل برای نامه‌های ارسالی به‌صورت دستی و پیگیری دریافت تأییدیه از مقصد
راهنمای استفاده از نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات
نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات، با طراحی ساده و امکانات پیشرفته، امکان ثبت، ارسال و مدیریت انواع نامه‌های اداری را فراهم میکند. این سامانه، جایگزینی سریع و قابل اطمینان برای روش‌های سنتی مکاتبه در سازمان‌ها است و به کاربران این امکان را می‌دهد که مکاتبات خود را بدون وابستگی به ابزارهای جانبی مانند مایکروسافت آفیس انجام دهند. در ادامه، بخش‌های کلیدی استفاده از این نرم‌افزار را بررسی می‌کنیم.
نحوه ثبت و ارسال نامه‌های اداری
در نرم‌افزار آوات، ثبت و ارسال نامه‌ها به‌سادگی و با حداقل مراحل انجام می‌شود. کاربران می‌توانند از طریق فرم مخصوص، اطلاعات نامه را وارد کرده و پس از تایید نهایی، آن را ارسال کنند. ویژگی‌های مهم این بخش شامل موارد زیر است.
- امکان تنظیم قالب‌های چاپی اختصاصی
- شماره‌گذاری خودکار نامه‌ها بر اساس اندیکاتور
- پیوست فایل‌های مرتبط به نامه
- امکان ذخیره پیش‌نویس برای تکمیل در زمان دیگر
مدیریت کارتابل و پیگیری مکاتبات
کارتابل آوات، تمامی نامه‌های ورودی و خروجی یک کاربر را نمایش می‌دهد و به او امکان می‌دهد به‌سادگی آنها را مدیریت کند. قابلیت‌های کلیدی کارتابل به عبارت زیر اند.
- مشاهده نامه‌های در جریان، مختومه یا ارجاع شده
- اولویت‌بندی نامه‌ها بر اساس اهمیت
- امکان جستجوی سریع نامه‌ها بر اساس فیلترهای مختلف
- نمایش تاریخچه تغییرات و پیگیری روند پردازش هر نامه
تنظیمات دبیرخانه و شماره‌گذاری نامه‌ها (اندیکاتور)
دبیرخانه دیجیتال آوات، تمامی فرآیندهای ثبت و دسته‌بندی نامه‌ها را ساده‌سازی کرده است. در این بخش، کاربران می‌توانند عملیات زیر را انجام دهند.
- یک یا چند دبیرخانه برای سازمان ایجاد و مدیریت کنند
- اندیکاتورهای اختصاصی برای شماره‌گذاری نامه‌ها تنظیم کنند
- شماره‌گذاری خودکار بر اساس تاریخ، نوع نامه و سازمان انجام شود
- لیست نامه‌های ثبت‌شده در هر دبیرخانه را مشاهده و مدیریت کنند
قابلیت ارجاع و پیگیری دستورها
در فرآیندهای اداری، ارجاع نامه‌ها به افراد مختلف امری ضروری است. در نرم‌افزار آوات، کاربران می‌توانند فرآیندهای زیر را به آسانی انجام دهند.
- نامه‌ها را به فرد یا گروهی از افراد ارجاع دهند
- برای هر ارجاع، دستور مشخصی تعیین کنند
- از طریق سیستم، مطلع شوند که آیا گیرنده، نامه را مشاهده کرده است یا نه
- در صورت نیاز، ارجاع را بازگردانند یا تغییر دهند
ارسال و دریافت نامه‌های الکترونیک (ECE)
یکی از ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد آوات، پشتیبانی از پروتکل ECE است که امکان ارسال و دریافت نامه‌ها را بین سازمان‌های مختلف فراهم میکند. این قابلیت مزایای زیر را دارد.
- ارسال خودکار نامه‌ها به سازمان‌های دیگر بدون نیاز به چاپ
- دریافت و ثبت خودکار نامه‌های دریافتی در دبیرخانه
- پیگیری وضعیت ارسال و تایید دریافت نامه‌ها
- کاهش استفاده از کاغذ و افزایش سرعت مکاتبات بین سازمانی
دسترسی به نرم‌افزار از طریق موبایل و دستگاه‌های مختلف
آوات یک نرم‌افزار تحت وب است که بدون نیاز به نصب برنامه خاصی، روی هر دستگاهی که به اینترنت متصل باشد، قابل استفاده است. برخی از مزایای این ویژگی شامل موارد زیر است.
- امکان بررسی و مدیریت نامه‌ها از طریق موبایل، تبلت و کامپیوتر
- دسترسی امن و رمزنگاری‌شده به اطلاعات مکاتبات
- یکپارچگی با سیستم‌های سازمانی و سایر نرم‌افزارهای اتوماسیون
- تجربه کاربری بهینه، حتی در نمایشگرهای کوچک
نرم‌افزار مکاتبات اداری آوات، راهکاری مدرن و هوشمند برای تسهیل مکاتبات درون‌سازمانی و برون‌سازمانی است. با قابلیت‌های متنوع آن، فرآیندهای ثبت، ارسال، پیگیری و مدیریت نامه‌ها به‌صورت یکپارچه و سریع انجام می‌شود. این نرم‌افزار علاوه بر امکانات ین سیستم مکاتبات اداری به عنوان یک نرم افزار گزارش دهی سازمانی نیز عمل میکند. استفاده از این نرم‌افزار، علاوه بر افزایش بهره‌وری سازمانی، امنیت و دقت مکاتبات را نیز بهبود می‌بخشد.
مزایای سیستم مکاتبات اداری در سازمان‌ها
استفاده از سیستم مکاتبات اداری در سازمان‌ها، سرعت، دقت و امنیت تبادل اطلاعات را بهبود می‌بخشد. این سیستم‌ها فرآیندهای ثبت، ارسال و پیگیری نامه‌ها را خودکار کرده و باعث کاهش خطاهای انسانی، حذف وابستگی به کاغذ و تسهیل دسترسی به اطلاعات می‌شوند. علاوه بر این، با ایجاد آرشیو الکترونیکی، امکان جستجوی سریع اسناد و افزایش شفافیت در مکاتبات اداری فراهم می‌شود که در نهایت منجر به بهره‌وری بیشتر سازمان خواهد شد.
نرم‌افزار اتوماسیون اداری آوات؛ مطمئن‌ترین سیستم مکاتبات اداری
اگر به دنبال یک سیستم مطمئن و پیشرفته برای مدیریت مکاتبات سازمان خود هستید، نرم افزار اتوماسیون اداری آوات بهترین انتخاب است. این نرم‌افزار با ارائه قابلیت‌هایی نظیر ثبت و ارسال نامه‌های دیجیتال، مدیریت کارتابل، شماره‌گذاری خودکار و امکان دسترسی از طریق موبایل، فرآیندهای اداری را تسهیل کرده و بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد. با استفاده از آوات، دیگر نیازی به روش‌های سنتی و پرهزینه نخواهید داشت و می‌توانید مکاتبات سازمانی خود را به‌صورت یکپارچه و هوشمند مدیریت کنید.
