بیشتر افراد حتی برای یک بار هم که شده از نرم افزار پاورپوینت استفاده کرده‌اند یا اسم پاورپوینت به گوششان خورده است. اگر جزو معدود افرادی هستید که نحوه کار کردن با پاورپوینت را نمی‌دانند و می‌خواهید یاد بگیرید، پست آموزش پاورپوینت مخصوص شماست. در این پست قصد داریم تا شما را با تمامی مفهوم‌های مهم پاورپوینت آشنا کنیم و نحوه کار کردن با آن‌ها را آموزش دهیم. با ما همراه باشید تا در آموزش پاورپوینت کار کردن با این نرم افزار و درست کردن ارائه را یاد بگیرید.
پاورپوینت چیست؟
حتماً در کنفرانس‌ها و ارائه‌ها متوجه شده‌اید که توسط یک نرم افزار می‌توان به طرز زیبایی اسلایدشوهای جذاب و بصری ساخت و یک ارائه فوق العاده داد. برای ساخت اسلایدشوها از نرم افزارهای مختلفی می‌توان استفاده نمود، اما در بین تمامی نرم افزارها مایکروسافت پاورپوینت (Microsoft Powerpoint) طرفداران زیادی دارد.
مایکروسافت پاورپوینت یکی از نرم افزارهای موجود در مجموعه برنامه‌های مایکروسافت آفیس (Microsoft Office) است که این روزه در تمامی سیستم‌های کامپیوتری نصب شده و مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از این نرم افزار می‌توان اسلایدها و ارائه‌های بصری تهیه کرد. پاورپوینت قابلیت‌های فراوانی دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانید به جذابیت ارائه خود بیافزایید.
آیتم‌های بسیاری را می‌توان در پاورپوینت به کار برد؛ برای مثال: متن، تصویر، ویدیو، صدا، جدول، نمودار، شکل‌های مختلف، اینفوگرافیک‌ها و انیمیشن‌ها و موارد دیگر. پس از اینکه اسلایدهای جذاب تهیه کردید می‌توانید تنها با چند کلیک به نمایش بگذارید و ارائه خود را شروع کنید.
علاوه بر آیتم‌های مختلفی که می‌توان در اسلایدها به کار برد، قالب‌های آماده‌ای در مایکروسافت پاورپوینت وجود دارند که با استفاده از آن‌ها تهیه اسلایدها بسیار آسان‌تر خواهد بود. اگر بخشی از قالب را نمی‌پسندید یا حتی می‌خواهید قالب شخصی خود را داشته باشید، نگران نباشید! در پست آموزش پاورپوینت نحوه ساخت یک قالب پاورپوینت نیز به شما آموزش خواهیم داد.
مقدمه درمورد پاورپوینت و آشنایی با آن را همین‌جا به اتمام می‌رسانیم و مستقیم مبحث آموزش پاورپوینت را شروع می‌کنیم. توجه کنید که دو نسخه از مایکروسافت آفیس وجود دارد: نسخه قابل نصب بر روی سیستم عامل و نسخه آنلاین. نسخه‌های آنلاین نرم افزارهای آفیس امکانات کمتری نسبت به مایکروسافت آفیس قابل نصب بر روی سیستم عامل دارد. بنابراین اگر از نسخه آنلاین استفاده می‌کنید و برخی گزینه‌ها را مشاهده نمی‌کنید به خاطر استفاده از نسخه آنلاین است. در این آموزش از نسخه Microsoft Powerpoint 2016 استفاده شده است، اگر نسخه آفیس نصب شده بر روی سیستم عاملتان 2010 به بعد است مشکلی نیست و همچنان می‌توانید از این آموزش پاورپوینت استفاده کنید. اگر نیازمند آموزش‌های ویدیویی هستید می‌توانید به فرادرس مراجعه کنید.
آموزش پاورپوینت مقدماتی: آشنایی با محیط پاورپوینت
زمانی که نرم افزار مایکروسافت آفیس را باز می‌کنید با محیطی مشابه تصویر زیر روبرو خواهید شد.
در این بخش، اگر می‌خواهید یک پاورپوینت آماده از قبل باز کنید، می‌بایست بر روی گزینه Open Other Presentations کلیک کنید، اگر قبلاً فایل پاورپوینتی را باز کرده باشید در قسمت Recent مشاهده خواهید کرد؛ اگر می‌خواهید یک اسلاید خالی ایجاد کنید، بر روی Presentations Blank کلیک کنید؛ و در نهایت اگر می‌خواهید از قالب‌های آماده اسلاید استفاده کنید بر روی یکی از دیگر قالب‌ها کلیک کنید. همچنین اگر به اینترنت متصل باشید تعداد زیادی از قالب‌ها به صورت آنلاین پیشنهاد داده خواهد شد که با توجه به نیاز خود می‌توانید یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. زمانی که بر روی یکی از قالب‌ها کلیک کنید، یک پیش‌نمایش از قالب به همراه رنگ بندی‌ها نمایش داده می‌شوند که به شما کمک می‌کند تا قالب مدنظر خود را به راحتی برگزینید.
در ادامه بر روی Blank Presentations کلیک کنید تا اولین اسلاید خالی ایجاد شود. محیط پاورپوینت به صورت زیر خواهد بود.
در این محیط چند بخش مختلف وجود دارند که بهتر است با نام آن‌ها آشنا شویم.
1- نوار ابزار Quick Access: در این بخش برخی ابزارها برای دسترسی راحت‌تر قرار داده می‌شود. به طور پیش‌فرض، این بخش دارای 4 ابزار است؛ که به ترتیب از سمت چپ به راست عبارتند از:
- دکمه Save: برای ذخیره کردن فایل پاورپوینت
- دکمه Undo: برای بازگشت به تغییرات قبلی
- دکمه Redo: برای بازگرداندن تغییراتی که به عقب بازگشته‌ایم
- دکمه Slide Show: برای نمایش دادن ارائه به صورت تمام صفحه
2- نام فایل Title: نام فایل را می‌توانید در این بخش مشاهده کنید. اگر برای فایل خود نام انتخاب نکرده باشید، نام پیش‌فرض Presentation انتخاب می‌شود. انتخاب نام قبل از ذخیره کردن فایل امکان پذیر نیست! برای انتخاب نام، ابتدا فایل را ذخیره کنید.
3- تب‌ها (زبانه) Tabs و Ribbon: یکی از مهم‌ترین قسمت از پاورپوینت که بیش‌ترین کاربرد را نیز دارد بخش تب‌ها است. هر تب دارای یک Ribbon می‌باشد که با کلیک بر روی هر تب نمایش داده می‌شوند. Ribbon ها دارای ابزارهای متعددی هستند که با توجه به کارایی خود گروه بندی شده‌اند. زمانی که فایل پاورپوینت را باز می‌کنید، به صورت پیش‌فرض تب Home فعال است و می‌توانید گروه‌های Clipboard و Slides و Font و Paragraph و Drawing و Editing را مشاهده کنید. ابزارهایی که به رنگ خاکستری مشاهده می‌کنید غیرفعال هستند و در صورت انتخاب یا اضافه کردن ابزار مرتبط فعال می‌شوند.
در انتهای Ribbon سمت راست، یک فلش کوچک وجود دارد که با کلیک بر روی آن می‌توانید Ribbon را مخفی کنید تا تنها در زمان کلیک بر روی یک تب نمایش داده شود. بدین صورت تنها در زمانی که بر روی یک تب کلیک کنید، Ribbon مد نظر نمایش داده خواهد شد، و هنگام کلیک بر یک قسمت دیگر مجدداً مخفی خواهد شد. برای نمایش دائمی تب‌ها، بر روی یک تب دابل کلیک کنید تا Ribbon پین شود.
4- اسلایدها Slides: در این بخش یک پیش‌نمایش از تمامی اسلایدها به همراه شماره اسلاید آن در کنارش نمایش داده می‌شود. برای نمایش هر اسلاید و ویرایش آن، بر روی یک اسلاید کلیک کنید تا انتخاب شود. در این بخش می‌توانید با کلیک راست بر روی هر اسلاید کارهایی از جمله: برش، کپی، جایگذاری و حذف اسلاید انجام دهید. همچنین می‌توانید اسلایدها را Section بندی کرده و یا یک Layout جدید انتخاب کنید.
5- محیط طراحی اسلایدها: این بخش مهم‌ترین قسمت هر پاورپوینت است. در این بخش تمامی آیتم‌هایی که می‌خواهید در اسلاید خود اضافه کنید قرار می‌گیرند و توسط دراگ و دراپ قابل ویرایش هستند. زمانی که یک اسلاید خالی ایجاد می‌کنید به طور پیش‌فرض، دو Text Box را مشاهده می‌کنید که با کلیک بر روی هر کدام از آن‌ها می‌توانید متن مدنظر خود را بنویسید. اگر به Text Box های بیشتری نیاز دارید می‌توانید از تب Insert به اسلاید خود اضافه کنید.
6- نوار وضعیت Status Bar: نوار وضعیت در مایکروسافت پاورپوینت تنها دارای بخش وضعیت که در سمت چپ قرار دارد نیست. در بخش وضعیت تعداد اسلایدها، بررسی خوانایی متون انگلیسی و زبان در حال نگارش را مشاهده می‌کنید. اما در سمت راست در مجموع 5 ابزار را مشاهده می‌کنید که به ترتیب از سمت چپ به راست عبارتند از:
- Notes: بخش یادداشت‌ها یک قابلیت بسیار پرکاربرد در مایکروسافت پاورپوینت است که می‌توانید به اسلایدهای خود اضافه کنید و توضیحات لازم هنگام ارائه را در این بخش وارد کنید. این بخش زمانی که می‌خواهید ارائه خود را شروع کنید قابل نمایش نخواهد بود اما با انتخاب گزینه Show Presenter View فعال می‌شود. بدیهی است که تنها ارائه دهنده این بخش را در نمایشگر مشاهده خواهد کرد و دیگر افراد که از طریق پروژکتور ارائه را می‌بینند، بخش یادداشت‌ها را نخواهند دید. تصویر زیر نحوه نمایش اسلایدها در حالت Presenter را نمایش می‌دهد.
- Comments: بخش نظرات زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که فایل پاورپوینت خود را در محیط های آنلاین به اشتراک گذاشته باشید. بدین ترتیب افرادی که به فایل پاورپوینت شما دسترسی داشته باشند می‌توانند بر روی پاورپوینت شما نظر بگذارند و شما نیز می‌توانید نظرات را ببینید و به آن‌ها پاسخ بنویسید.
- Presentation Views: این بخش 5 حالت نمایش اسلایدها را شامل می‌شود. شاید از خودتان بپرسید چرا 5 حالت؟ با اینکه فقط 4 دکمه وجود دارد؟ به این دلیل که دکمه اول دارای دو حالت Normal و Outline است که با یک بار کلیک، بین این دو حالت تغییر می‌یابد. دومین دکمه Slide Sorter نام دارد و تمامی اسلایدها را در یک جا و به صورت شبکه‌ای نمایش می‌دهد. سومین دکمه Reading View نام دارد و اسلایدها را در داخل پنجره پاورپوینت نمایش می‌دهد. در نهایت چهارمین دکمه Slide Show نام دارد و برای نمایش دادن ارائه به صورت تمام صفحه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ابزار در نوار دسترسی سریع Quick Access نیز قرار دارد.
- Zoom: با استفاده از این ابزار می‌توانید سایز اسلایدها را بزرگ یا کوچک کنید. این کار به دو روش استفاده از نوار لغزنده یا دکمه های مثبت و منفی و استفاده از درصد انجام می‌پذیرد.
- Fit Slide: با کلیک بر روی این دکمه (که به شکل چهار فلش است) سایز اسلاید متناسب با اندازه پنجره‌تان تنظیم می‌شود.
آموزش پاورپوینت مقدماتی: شروع به کار با پاورپوینت
پس از یادگیری مفاهیم و آشنایی با محیط پاورپوینت، حال زمان آن رسیده است که پاورپوینت شخصی خود را طراحی کنیم. همانطور که در بالا گفتیم، زبانه Home به صورت پیش‌فرض فعال است و برخی از ابزارهای کاربردی را در این زبانه مشاهده می‌کنید؛ اما برای اینکه بتوانیم از دیگر زبانه‌ها استفاده کنیم، باید بدانیم هر کدام از دیگر زبانه‌ها چه کاربردی دارند.
زبانه های پاورپوینت
پاورپوینت نیز مانند دیگر نرم افزارها دارای منو است. منوها و نوار ابزارها در هر نرم افزار به صورت متفاوتی قرار دارند. در پاورپوینت نیز زبانه‌ها وجود دارند که به جز اولین زبانه، بقیه مربوط به طراحی و ویرایش اسلایدها می‌باشند. کاربرد هر زبانه در آموزش پاورپوینت به صورت زیر هستند:
- File: همانند بسیاری دیگر از نرم افزارها گزینه‌هایی شامل ایجاد، بازکردن، ذخیره، چاپ، به اشتراک گذاری و دسترسی به تنظیمات را دارد.
- Home: شامل ابزارهایی کاربردی نظیر مدیریت Clip board، ایجاد اسلاید و انتخاب Layout، ویرایش نگارش متن از جمله سایز، رنگ و فونت متن، چیدمان پاراگراف‌ها و موارد دیگر.
- Insert: این زبانه دارای تمامی آیتم‌هایی است که می‌توانید در اسلاید خود اضافه کنید. مانند: متن، تصویر، ویدیو، صوت، جدول، نمودار، اشکال، لینک، عبارات و فرمول‌های ریاضی، شماره اسلاید و موارد دیگر.
- Design: در این بخش می‌توانید قالب خود را انتخاب کنید یا قالب فعلی را سفارشی سازی کنید.
- Transitions: قطعاً وجود ترنزیشن‌ها می‌تواند جذابیت بیشتری به پاورپوینت شما بیافزاید. در این بخش می‌توانید نحوه انتقال از یک اسلاید به اسلاید دیگر را انتخاب کنید و مواردی نظیر انتقال همراه با صدا، زمان انتقال و انتقال به صورت خودکار یا به همراه کلیک تنظیم نمایید.
- Animations: در این زبانه گزینه‌هایی برای اضافه کردن و مدیریت انیمیشن بر روی هر آیتم که به اسلاید اضافه کرده‌اید وجود دارد.
- Slide Show: نحوه نمایش اسلایدها را مدیریت می‌کند.
- Review: شامل گزینه‌های برای مدیریت خوانایی (درصورتی که زبان نگارش انگلیسی باشد)، مدیریت دسترسی، دیدگاه‌ها و موارد دیگراست.
- View: در این بخش گزینه‌هایی برای نحوه نمایش اسلایدها و ویرایش قالب و چیدمان اسلاید و بزرگنمایی وجود دارد.
- Add-Ins: چنانچه نرم افزاری مانند Camtasia بر روی سیستم عامل شما نصب باشد ظاهر می‌شود و گزینه‌هایی مربوط به همان نرم افزار در این زبانه قرار دارد. در غیر این صورت ممکن است این زبانه برای شما نمایش داده نشود.
ایجاد اسلاید جدید در پاورپوینت و مدیریت آن
برای ایجاد اسلاید جدید، 3 روش وجود دارد:
- انتخاب اسلاید مد نظر (که می‌خواهید اسلاید جدید بعد از آن قرار گیرد) و راست کلیک بر روی آن؛ سپس بر روی گزینه New Slide کلیک کنید.
- انتخاب گزینه New Slide موجود در زبانه Home
- انتخاب گزینه New Slide موجود در زبانه Insert
پس از اینکه اسلاید جدید را ایجاد کردید می‌توانید با گزینه‌های موجود در زبانه Insert عناصر جدید به پاورپوینت خود اضافه کنید و با درگ و دراپ آن‌ها را مدیریت کنید. برای انتخاب Layout موردنظر (چنانچه قالب دارای Layout باشد!) روی گزینه Layout موجود در زبانه Home کلیک کنید و چیدمان دلخواه خود را انتخاب کنید.
اگر یکی از چیدمان‌های قالب را انتخاب کرده‌اید و سپس تغییرات مختلفی مانند تغییر رنگ یا سایز و فونت متن، تغییر سایز تصویر و غیره انجام داده‌اید اما نیاز دارید که تمامی تغییرات را به حالت پیش‌فرض پاورپوینت بازگردانید، تنها کافیست بر روی گزینه Reset موجود در زبانه Home کلیک کنید. با این کار عناصری مانند متن، تصویر، جدول، نمودار و اسمارت آرت به حالت پیش‌فرضی که در چیدمان تعریف شده‌اند بازمی‌گردند.
آموزش پاورپوینت مقدماتی: ویرایش قالب
اگر می‌خواهید قالب خود را ویرایش کنید (در حالتی که عناصر موجود در قالب قابل ویرایش نیستند!) اما نمی‌دانید از کجا و چطور این کار ر انجام دهید نگران نباشید! برای این کار تنها کافیست به زبانه View بروید و بر روی گزینه Slide Master کلیک کنید. با این کار تمامی عناصر موجود قالب و چیدمان‌ها نمایش داده می‌شوند که می‌توانید آن‌ها را ویرایش یا حذف کنید. حتی می‌توانید عناصر دلخواه خود را نیز اضافه کنید و یا یک قالب شخصی طراحی کنید.
پس از انجام دادن ویرایش‌های خود بر روی Close Master View کلیک کنید تا پنجره ویرایش قالب بسته شود و بتوانید ادامه پاورپوینت خود را بسازید.
نتیجه گیری
تقریباً تمامی مباحث مهم و کلیدی مورد نیاز در آموزش پاورپوینت را بیان کردیم. اگر احساس می‌کنید که برای یادگیری بیشتر به فیلم‌های آموزشی نیاز دارید، پیشنهاد ما استفاده از فیلم‌های آموزشی فرادرس است که با بالاترین کیفیت تهیه می‌شوند و در اختیار کاربران عزیز قرار داده می‌شوند.برای دانلود آموزش پاورپوینت 2016 ویدیویی بر روی لینک زیر کلیک کنید.
از اینکه تا پایان مقاله با ما همراه بودید سپاسگذارم.
