در این مقاله قصد داریم نحوه اضافه کردن فهرست در ورد و همچنین به روز رسانی و مدیریت آن را آموزش دهیم. به صورت کلی شما می‌توانید 3 نوع فهرست به ورد اضافه کنید. هر نوع فهرست، گزینه‌ها و ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود را دارند:
- فهرست خودکار برپایه فرمت ذخیره شده شما (Automatic Table)
- فهرستی که 100% آن، قابل شخصی‌سازی است (Custom Table of Contents)
- فهرست دستی که باید همه تنظیماتش را خودتان انجام دهید (Manual Table)
مهم‌ترین چیزی که باید هنگام اضافه کردن فهرست به ورد بدانید، این است که باید سند خود را در فرمت Heading درآورید. دلیلش این است که Heading یا همان عناوین (همانطور که در عکس زیر میبینید) محتوای فهرست شما را تشکیل می‌دهند. این را با جزئیات بیشتر توضیح می‌دهیم.
اولین کاری که برای اضافه کردن فهرست در ورد باید انجام دهید، فرمت بندی بخش‌های مختلف سند به کمک Heading 1، Heading 2 و Heading 3 است. اگر قبلاً این فرمت بندی را انجام داده‌اید، می‌توانید از این مرحله عبور نموده و به مرحله بعد بروید.
نکته: شما محدود به فرمت‌های Heading پیشفرض نیستید. در پایین به شما نشان می‌دهیم که چگونه می‌توانید فرمت سبک Heading را تغییر دهید و یا این که سبک خود را خلق کنید.
از آنجایی که نمی‌توان در قالب یک مقاله تمامی اصول و ترفندهای کار با نرم افزار ورد را آموزش داد قبل از اینکه به سراغ ادامه مقاله برویم مایلم مجموعه آموزش ورد (Word) فرادرس را به شما معرفی کنم تا با دریافت آن بتوانید نکات کاربردی را در زمینه کار با نرم افزار ویرایش متن ورد بیاموزید؛ برای دریافت این آموزش می‌توانید به لینک زیر مراجعه کنید:
اضافه کردن فرمت Heading
برای فرمت بندی درست سند ورد، باید از سبک‌های Heading به درستی استفاده کنید. برای این کار باید مراحل زیر را طی کنید:
گام 1: بخشی که می‌خواهید تیتر متن باشد را انتخاب کنید.
گام 2: به سربرگ Home و سپس قسمتStyles بروید.
گام 3: یکی از گزینه‌های Heading 1، Heading 2 و Heading 3 را انتخاب کنید. فقط این سه گزینه هستند که به صورت خودکار به فهرست شما اضافه می‌شوند.
البته می‌توانید از Heading 4 تا Heading 9 نیز استفاده کنید، اما باید این کار را در فهرست به صورت دستی وارد کنید.
نکته: به جای این که از گالری Styles استفاده کنید، می‌توانید از گزینه Add Text که در سربرگ References است نیز بهره ببرید و کار خود را راحت‌تر کنید.
برای کار با گزینه Add Text، گام‌های زیر را طی کنید.
گام 1: متنی که می‌خواهید تیتر شود را انتخاب کنید.
گام 2: به سربرگ References بروید و سبک Heading خود را انتخاب کنید. دقیقاً همان گزینه‌های Heading 1، Heading 2 و Heading 3 را به صورت Level 1، Level 2 و Level 3 در این جا نیز دارید.
گام 3: اگر گزینه Do Not Show in Table of Contents را انتخاب کنید، متن شما، مثل یک متن عادی در نظر گرفته می‌شود.
میان برهای Heading
اگر یک فایل بزرگ ورد دارید و می‌خواهید سرعت فرمت‌بندی را بالا ببرید، می‌توانید از میان‌برها استفاده کنید. این میان‌برها می‌توانند سرعت شما را دو برابر بالا ببرند.
برای اضافه کردن فهرست در ورد، این را به خاطر بسپارید که به سه Heading نیاز دارید که میانبرهای آنها عبارتند از:
میان‌بر Heading Style 1: Alt + Shift + 1
میان‌بر Heading Style 2: Alt + Shift + 2
میان‌بر Heading Style 3: Alt + Shift + 3
علاوه بر آن می‌توانید هر Style معمولی که می‌خواهید را هم به بقیه متن خارج فهرست خود اضافه کنید:
میان‌بر Normal Style: Ctrl + Shift + N
موقع اضافه کردن فهرست در ورد، فقط محتوایی به فهرست وارد می‌شود که به درستی به کمک Heading Styles فرمت‌بندی شده باشد.
همچنین اگر قصد داشته باشید بعداً فایلWord را به PowerPoint تبدیل کنید، این فرمت‌بندی، برایتان ضروری است.
تغییر فرمت Heading Style
اگر ظاهر فرمت سبک‌های تیترها را دوست ندارید، می‌توانید به راحتی آنها را تغییر دهید. برای این کار:
گام 1: به سربرگ Design بروید و از قسمت Document Formatting، فرمت مورد نظر را انتخاب کنید.
گام 2: اگر روی فلشی که به سمت پایین است و در سمت راست این قسمت قرار گرفته کلیک کنید، گزینه‌های بیشتری را میبینید (همانند شکل زیر).
نکته: استایل‌های Document Formatting، فرمت کل فایل ورد شما را تغییر می‌دهند. از این رو، بد نیست نگاهی به کل متن‌‌تان بیندازید تا ببینید که آیا فرمتی که انتخاب کرده‌اید، مناسبتان است یا نه.
خلق فرمت Heading Style جدید
اگر از گزینه‌های Document Formatting خوشتان نیامد، می‌تواند Heading Styles مخصوص خودتان را خلق کنید. برای این کار، تنها کافی است:
گام 1: Heading Style خو را هر طور که می‌خواهید فرمت‌بندی کنید.
گام 2: به سربرگ Home رفته و روی Heading Styleای که می‌خواهید تغییرش دهید، راست کلیک کنید.
گام 3: گزینه Update Heading to Match Selection را انتخاب نمایید.
با این کار، Heading Style به صورتی تغییر می‌کند که شبیه فرمتی شود که روی متن اعمال کرده‌اید. علاوه بر آن، همه تیترهای هم‌سطح در سند Word شما، به صورت خودکار به روزرسانی می‌شوند.
نحوه اضافه کردن فهرست به ورد
زمانی که متن را با استفاده از تیترهای Heading به درستی فرمت‌بندی کردید، اضافه کردن فهرست در ورد، مثل آب خوردن می‌شود. برای این کار، مسیر ساده زیر را طی کنید:
گام 1: روی سندی که می‌خواهید فهرست را به آن اضافه کنید کلیک نمایید.
گام 2: به سربرگ References بروید و منوی Table of Contents را باز کنید.
گام 3: Automatic Table 1 یا Automatic Table 2 را انتخاب کنید. با انتخاب هر یک از این دو، تیترهای شما وارد یک فهرست می‌شوند.
فهرست شما ممکن است بسته به ظاهری که برای Headingهای خود انتخاب کرده‌اید، با شکلی که آورده‌ایم فرق داشته باشد.
نکته: اگر در منوی گفته شده، روی Table of Contents راست کلیک کنید، گزینه‌هایی را میبینید برای این که فهرست کجای متن وارد شود.
برای استفاده از برخی از این گزینه‌ها، باید برش بین صفحات را تغییر دهید تا فهرست به درستی جای‌گذاری شود.
به ترتیب، این گزینه‌ها را در منو میبینید:
- اضافه کردن فهرست در محل سند کنونی
- اضافه کردن فهرست در ابتدای سند
- اضافه کردن فهرست در انتهای سند
- اضافه کردن فهرست در ابتدای بخش
- اضافه کردن فهرست در انتهای بخش
با تنظیم این گزینه‌ها، می‌توانید بیش از یک فهرست را به بخش‌های مختلف سند Word اضافه کنید.
Automatic Table 1 و Automatic Table 2 چه فرقی با هم دارند؟
فرق چندانی ندارند. تفاوت اصلی آنها، در عنوان است. عنوان یکی table of contents و عنوان دیگری، contents است که تنها با کلیک ساده روی هر عنوان می‌توانید آن را تغییر دهید. اگر به گزینه‌های فرمت‌بندی بیشتری نسبت به Automatic Table styles نیاز دارید، می‌توانید فهرست مخصوص خود را اضافه کنید.
نکته: اگر سند Word را به درستی به وسیله گالری Styles فرمت‌بندی نکرده باشید، با اضافه کردن فهرست در ورد به این روش، با این خطا مواجه خواهید شد: No table of contents entries found (یعنی هیچ ورودی برای فهرست یافته نشد)
اگر با این خطا روبرو شدید، به متن خود مراجعه نموده و Headingها را اصلاح کنید.
اگر بیش از 3 سطح تیتر برای فهرستتان نیاز دارید، باید فهرست شخصی یا همان Custom Table خود را تولید کنید.
فرمت بندی فهرست
برای فرمت‌بندی محتوا در ورد، تنها کافی است:
گام 1: مواس خود را روی فهرست حرکت دهید (پیکان مواس، مثل پیکان مورب می‌شود).
گام 2: Heading Styleای که می‌خواهید تغییر دهید را انتخاب کنید.
گام 3: آن را هرجور که دوست دارید فرمت‌بندی کنید (ظاهرش را به کمک ابزار Font تغییر دهید).
گاهی اوقات باید چندین بار تلاش کنید تا Heading Styles را به صورتی انتخاب کنید که کل آنها، به درستی تغییر کنند. پس اگر بار اول جواب نداد، دوباره این کار را امتحان کنید.
نحوه ذخیره فرمت فهرست
پس از این که همه سطوح فهرست را فرمت‌بندی کردید، وقتی که می‌خواهید Microsoft Word را ببندید، با یک پیغام روبرو می‌شوید.
اگر گزینه Save را بزنید، تنظیمات فرمت‌بندی دستی شما در Word ذخیره می‌شود. این یعنی دفعه بعدی که خواستید فهرست بسازید، همه تنظیمات دستی شما، به صورت پیشفرض نشان داده می‌شوند.
وقتی که عناصر مختلف فهرست جدید را مجدداً فرمت‌بندی کردید، دوباره گزینه ذخیره را هنگام بستن Word مشاهده خواهید کرد.
به روزرسانی فهرست
فهرست شما در Microsoft Word، به صورت خودکار، به روزرسانی نمی‌شود.
با اضافه نمودن و حذف کردن محتوا به متن، باید به صورت دستی، فهرست را به روزرسانی کرد. پس حتماً پس از ایجاد تغییرات در متن، این کار را انجام دهید.
گام 1: به سربرگ References و قسمت Table of Contents بروید.
گام 2: روی دکمه Update Table کلیک کنید.
گام 3: گزینه Update page numbers only را برای به روزرسانی کردن شماره صفحات و یا گزینه Update entire table را برای به روزرسانی کل فهرست انتخاب کنید و سپس روی OK بزنید.
اگر از قالب‌های Automatic Table استفاده می‌کنید، می‌توانید Update Table را از بالای فهرست انتخاب کنید (شبیه تصویر زیر).
میانبرهای حرکت در فهرست
یک ویژگی جالب Table of Contents خودکار، این است که می‌توانید به کمک میان‌برها، سریعاً در متن حرکت کنید.
دلیلش این است که فهرست شما، همانند یک هایپرلینک برای هر قسمت از متن عمل می‌کند. تنها کاری که باید انجام دهید این است که Ctrl را نگه دارید و قسمت مورد نظر در فهرست را انتخاب کنید.
یک راه دیگر برای حرکت سریع بین قسمت‌های مختلف فهرست، استفاده از Navigation Pane است که همه قسمت‌ها را به شما نشان می‌دهد.
گام 2: گزینه Remove Table of Contents را انتخاب نمایید.
برای باز کردن Navigation Pane، به سربرگ View رفته و روی Navigation Pane کلیک کنید.
حذف فهرست
برای حذف فهرست از ورد:
گام 1: به سربرگ References رفته و منوی Table of Contents را باز کنید.
گام 2: گزینه Remove Table of Contents را انتخاب نمایید.
اگر از Automatic Table استفاده می‌کنید، می‌توانید همانند تصویر زیر، از منوی بالای فهرست نیز استفاده کنید.
نکته: اگر از Automatic Table استفاده می‌کنید، گاهی اوقات جدول شما کامل حذف نمی‌شود. این اتفاق مخصوصاً وقتی که از فهرست در ابتدا یا انتهای بخش‌های متن استفاده می‌کنید، رخ می‌دهد.
برای رفع این مشکل:
گام 1: روی سه نقطه در گوشه بالای سمت چپ فهرست کلیک کنید.
گام 2: زمانی که انتخاب فهرست انجام شد، یا روی Ctrl + X بزنید تا فهرست را از متن cut کنید و یا چندین بار روی دکمه Delete بزنید تا فهرست حذف شود (روی دکمه backspace نزنید).
تولید فهرست شخصی در ورد (Custom Table of Contents)
اگر می‌خواهید فرمت‌های بیشتری نسبت به فهرست خودکار، در دسترس داشته باشید، باید فهرست شخصی و خاص خود را خلق کنید. برای این کار:
گام 1: به سربرگ References رفته و منوی Table of Contents را باز کنید.
گام 2: گزینه Custom Table of Contents را انتخاب نمایید.
گام 3: عناصر فهرست را طبق سلیقه خود، شخصی‌سازی کنید و سپس روی OK بزنید.
نکته: Custom Table of Contents نیز برپایه Heading Styles ساخته می‌شود و در این جا هم باید از گزینه Update برای اعمال تغییرات استفاده کنید.
گزینه های نمایش شماره صفحات
انتخاب یا انتخاب نکردن Show page numbers، باعث می‌شود که شماره صفحات فهرست، نمایش داده یا نشوند. پیشنهاد ما این است که بگذارید تیک این گزینه فعال باشد. چون فهرست به شماره صفحه نیاز دارد.
چینش اعداد
با فعال نمودن گزینه Right align page numbers، اعداد شما در سمت راست نمایش داده می‌شوند و اگر آن را غیرفعال کنید، اعداد در کنار عناوین قرار می‌گیرند.
گزینه های Tab Leader
چهار گزینه Tab leader است که می‌توانید از آنها برای فرمت‌بندی فهرست خود استفاده کنید.
منوی Tab leader فقط زمانی فعال می‌شود که از گزینه Right align page numbers استفاده کرده باشید. اگر از این Tab leaderها خوشتان نمی‌آید، می‌توانید از Manual Table استفاده کنید.
گزینه های فرمت
چندین الگوی پیش‌ساخته برای فرمت‌بندی و تغییر ظاهر فهرست وجود دارد که می‌توان هر کدام را تغییر نیز داد. گزینه‌های فرمت‌بندی پیشفرض در شکل زیر آمده‌اند:
گزینه های نمایش سطح فهرست
گزینه Show levels تعیین می‌کند که فهرست شما از چه تعداد سطح تشکیل شده است.
اضافه کردن فهرست در ورد به صورت دستی(Manual Table of Contents)
توجه بفرمایید که اضافه کردن فهرست در ورد به صورت دستی، به این معناست که مسئولیت همه کارها و تغییرات فهرست، بر عهده خود شماست و این اعمال تغییرات، کمی زمان‌بر خواهد بود و به دقت بالا احتیاج دارد.
برای اضافه کردن فهرست در ورد به صورت دستی، مراحل زیر را طی کنید:
گام 1: روی محلی از متن که می‌خواهید فهرست به آن جا اضافه شود کلیک کنید.
گام 2: به سربرگReferences بروید و منوی Table of Contents را باز کنید.
گام 3: Manual Table را انتخاب نمایید.
با انتخاب این گزینه، یک فهرست پیشفرض برایتان باز خواهد شد که به هیچ عنوان به محتوای متن شما مربوط نیست.
مهم نیست که متن شما 1 صفحه و یا 100 صفحه داشته باشد، فهرست Manual، فقط فضای خالی برای سطوح 1 تا 3 نشان می‌دهد. این یعنی همه کارها، بر عهده خودتان است.
در زیر، چند نکته برای به روزرسانی و ویرایش فهرست Manual ارائه داده‌ایم.
یک راه حل جایگزین برای استفاده فهرست دستی، این است که یک جدول دو ستونی بسازید و از یک ستون برای عناوین و از ستون دیگر، برای صفحات استفاده کنید. این مخصوصاً برای اضافه کردن فهرست در ورد فارسی‌زبان، بسیار کاربردی است.
اضافه کردن قسمت جدید به فهرست Manual
برای اضافه نمودن قسمت جدید به این نوع فهرست، ابتدا باید یک ستون خالی جدید اضافه نمایید. سریع‌ترین راه برای این کار، بردن پیکان مواس به انتهای شماره صفحه و زدن Enter است.
برای اضافه کردن ستون جدید به فهرست Manual:
گام 1: یک بخش ستون که می‌خواهید کپی شود را انتخاب کنید.
گام 2: برای کپی ستون Ctrl + C بزنید.
گام 3: روی ستون خالی کلیک کنید.
گام 4: برای paste ستون، روی Ctrl + V بزنید.
زمانی که ستون را paste نمودید، می‌توانید هر متنی که می‌خواهید را در آن تایپ کنید.
ویرایش شماره صفحات
برای ویرایش شماره صفحات در فهرست Manual، تنها کافی است شماره صفحه را کلیک نموده و drag کنید و سپس آن را تایپ و یا فرمت‌بندی نمایید.
رفع مشکل های فهرست فارسی زبان
از آن جایی که فهرست ورد، به صورت پیشفرض برای زبان‌‌های چپ‌چین طراحی شده، هنگام استفاده از آن برای زبان فارسی، نیاز است چندین مورد را تنظیم کنید.
راست چین کردن فهرست
فهرستی که چپ‌چین است، عناوین در سمت چپ و شماره صفحات، در سمت راست قرار گرفته‌اند. برای جابجا کردن این‌ها، روش زیر را امتحان کنید:
گام 1: کل فهرست را انتخاب کنید.
گام 2: به سربرگ Home و قسمت Paragraph رفته و گزینه Right to Left Text Direction را انتخاب نمایید.
فارسی کردن شماره صفحات
گام 1: فهرست خود را یک بار با گزینه only update page number به روزرسانی کنید و یا از کلید میان‌بر ctrl+p استفاده کنید تا حالت پرینت باز شود.
گام 2: اکنون دکمه Esc کیبورد را فشار دهید و یا از بالا سمت چپ word، روی گزینه back کلیک کنید.
به همین راحتی اعداد، فارسی می‌شوند.
راست چین کردن کل متن
با راست‌چین کردن کل متن، فهرست نیز به صورت خودکار، در حالت راست‌چین افزوده خواهد شد. پیشنهاد می‌کنیم قبل از اضافه کردن متن به فایل، این کار را انجام دهید. اما اگر بعد از نوشتن، نسبت به این کار اقدام نمودید، مطمئن شوید که ساختار متن، به هم نریخته باشد.
گام 1: به سربرگ Layout بروید و روی فلش گوشه پایین سمت راست Paragraph کلیک کنید.
گام 2: پس از باز شدن پنجره جدید، روی تب Layout رفته و از قسمت Section Direction، مورد Right-to-Left را انتخاب نمایید.
گام 3: سپس در پایین پنجره، Apply to را روی گزینه Whole Document تنظیم کنید و روی OK بزنید.
به خاطر داشته باشید که پس از اعمال این تغییرات، حتماً فهرست را به روزرسانی کنید.
کلام آخر در مورد اضافه کردن فهرست در ورد
در این صفحه هر آنچه لازم بود درباره اضافه کردن فهرست در ورد بدانید را در اختیار شما قرار دادیم. مهم‌ترین چیزی که باید در این بازه به یاد داشته باشید، این است که Heading Style، نقشی اساسی در فرمت بندی فایل ورد ایفا می‌کند. پس از این که تیترها را به درستی تنظیم کردید، همانطور که در این مقاله آموزش دادیم، می‌توانید اضافه کردن فهرست در ورد را به سه روش اصلی انجام دهید. در انتها نیز سعی کردیم برای رفع مشکل‌هایی که در ایجاد فهرست به زبان فارسی ممکن است با آنها روبرو شوید، راه‌حل‌هایی ارائه دهیم.
همانطور که احتمالا می‌دانید نرم افزار ورد یکی از شناخته شده‌ترین نرم افزاهای مجموعه نرم افزاری آفیس است. این مجموعه نرم افزاری شامل ابزارهای دیگری نیز می‌باشد که می‌توانید بسته به شرایط از آنها استفاده کنید؛ اگر تمایل دارید تا مهارت خودتان را در کار با نرم افزارهای این مجموعه آموزشی افزایش دهید پیشنهاد می‌کنیم مجموعه آموزش نرم افزارهای آفیس فرادرس را دریافت و شروع به یادگیری کنید؛ برای دریافت این مجموعه آموزشی ارزشمند می‌توانید روی لینک زیر کلیک کنید:
